Transition du système de gestion des associations (AMS)

Foire aux questions (FAQ)

Nous investissons dans nos systèmes et nos plateformes dans une perspective à long terme. Nous l’appelons en interne notre projet de « transformation numérique ». Il s’agit de procéder par étapes pour moderniser nos plateformes et pour fournir au personnel et aux membres des solutions logicielles comprenant toutes les fonctionnalités dont les organisations comme la nôtre ont besoin pour développer et entretenir efficacement des relations, communiquer, mesurer l’engagement, stimuler la collaboration et défendre un Internet pour tous.

Il est important de noter qu’il y aura une période d’interruption de système d’une semaine pour permettre l’achèvement du changement de système. Pendant ce temps d’arrêt, il n’y aura pas d’accès à MemberNova (notre système actuel de gestion d’association, également connu en tant que portail des membres), à Connect (notre plateforme de messagerie bidirectionnelle), à Docebo (plateforme d’apprentissage de l’Internet Society), et pour les responsables de chapitre au Fluxx (système de subventions de la Fondation Internet Society). Nous vous communiquerons prochainement les dates de cette indisponibilité programmée.

Vous trouverez ci-dessous la foire aux questions (FAQ) portant sur quelques-unes des questions les plus fréquentes sur la transition du système.

Quel est l’état d’avancement du nouveau système de gestion d’association (AMS) ?

À la suite du processus de tests de validation par l’utilisateur (UAT) de notre nouvel AMS fourni par Fonteva, nous avons découvert certains éléments qui devaient être encore traités. Cela nous a emmené à retarder le lancement qui a été prévu pour le 1er juillet. Depuis lors, nous avons concentré nos efforts à répondre à ces besoins afin de garantir que le nouveau système réponde aux normes d’accessibilité et qu’il remplisse toutes les conditions requises en matière de sécurité. Ainsi, le temps d’arrêt et la transition du système sont à présent reportés au mois de décembre 2023.

De quoi s’agit-il ?

Nous voulons mettre de meilleurs outils entre les mains des personnes qui en ont besoin pour travailler efficacement à l’appui de notre mission. Il s’agit également de garantir une plus grande souplesse d’adaptation au changement dans les années à venir, en fonction des besoins.

Quels sont les systèmes qui seront modifiés ?

Deux systèmes seront modifiés.

1. MemberNova. Il s’agit de notre système actuel de gestion d’association (AMS), également connu en tant que portail des membres. Nous allons remplacer ce système par un AMS plus connu et plus utilisé, appelé Fonteva.
2. Connect. Notre plateforme d’engagement et notre forum de messagerie bidirectionnelle. Ces fonctionnalités seront prises en charge par notre nouveau système de gestion Fonteva.

Que puis-je attendre de ces changements ?

Nous réalisons des améliorations pour assurer le respect des normes d’accessibilité. Le nouveau système de gestion d’association (AMS) permet au personnel et aux membres d’accéder à une interface robuste et conviviale. Les bénéfices incluent :

– Meilleure navigation multilingue.
– Améliorations aux procédures d’adhésion.
– Capacité des chapitres et des groupes d’intérêt spéciaux (SIG) à communiquer directement avec leurs membres depuis le portail des membres sans devoir passer par un système externe.

Dans l’ensemble, les membres auront une expérience beaucoup plus intuitive depuis le portail à mesure que nous passerons à un système de gestion plus avancé et plus largement reconnu.

Quelles sont les différentes phases de ce déploiement ?

Phase 1 – Lancement du nouveau AMS
Le nouveau système AMS sera lancé en décembre 2023. Ce nouveau AMS proposera les fonctionnalités des systèmes actuels (MemberNova et Connect) de manière plus conviviale, avec de nouvelles fonctionnalités supplémentaires.

Phase 2 – Après le lancement du nouveau AMS
Nous déploierons de nouvelles améliorations et fonctionnalités. Cette approche se déroulera par phases successives. Nous sommes en train d’élaborer le programme pour les améliorations suite au déploiement, avec la phase 2 qui devrait survenir durant le T1 2024. Nous présenterons le programme de lancement de la phase 2 durant le mois de novembre.

Quelle est la date de passage au nouveau système ?

– Coupure du système : du 1 décembre 2023 au 10 décembre 2023
– Lancement du nouveau système : 11 décembre 2023

Pourquoi une semaine ?

Le temps d’arrêt est une étape normale de toute mise en œuvre d’un système lors du passage d’un système à un autre. Elle est nécessaire pour que l’équipe technique dispose d’un temps déterminé pour prendre les données de l’ancien système et les transférer vers les nouveaux systèmes, tout en garantissant que personne ne saisisse simultanément de nouvelles données. À l’origine, il était prévu que cette coupure dure deux semaines. En raison du retard dans la livraison, nous nous sommes efforcés de raccourcir le délai d’arrêt à une semaine.

Quel sera l’impact de cette période d’indisponibilité du système sur moi ?

Il est important de noter que la migration de l’ancien AMS vers le nouveau occasionnera une coupure d’une semaine (du 4 au 10 décembre 2023). Durant cette période, vous ne pourrez pas vous connecter à MemberNova, Connect, Docebo (la plateforme pédagogique de l’Internet Society) et Fluxx (le système de gestion des bourses de la Fondation Internet Society, réservé aux responsables de chapitre).

Une fois la transition effectuée, vous devrez réinitialiser votre mot de passe pour accéder à votre compte sur Fonteva, le nouveau système. De plus, toute personne se connectant depuis Fluxx ou Docebo devra également réinitialiser son mot de passe pour pouvoir y accéder.

Saurai-je utiliser cette technologie ?

Les procédures standard et des vidéos de formation seront fournies à tous. Une assistance sera également assurée par le centre d’assistance pour tout problème relatif à l’accès ou à l’utilisation du système.

Que se passera-t-il après la période d’arrêt ? Y aura-t-il une nouvelle technologie à sa place, et saurai-je comment l’utiliser ?

Dans le cadre du déploiement, des formations initiales seront fournies au personnel, aux responsables de chapitre, et tout autre membre qui dépend largement sur ces systèmes. Après la période d’indisponibilité du système, notre nouveau portail AMS sera disponible pour utilisation, mais pour la plupart des personnes qui s’y connecteront, l’expérience du portail membre sera similaire avec juste une allure un peu différente. Vous pouvez également vous connecter à Docebo, notre plateforme pédagogique, et Fluxx, le système de gestion des bourses de la Fondation Internet Society, comme d’habitude. Pour nos responsables des chapitres et les groupes d’intérêt spéciaux, en tant qu’utilisateurs fréquents de notre système AMS, votre responsable régional de l’engagement communautaire sera une ressource dédiée qui veillera à ce que vous disposiez des informations et des ressources dont vous aurez besoin pour bien réussir la transition vers le nouveau système.

Vous devrez réinitialiser votre mot de passe pour accéder à votre compte dans le nouveau système, Fonteva. De plus, toute personne se connectant depuis Fluxx ou Docebo après le temps d’arrêt devra également réinitialiser son mot de passe pour pouvoir y accéder.

Les listes de diffusion telles que la liste des délégués des chapitres, la liste de la politique Internet et les listes régionales encore hébergées sur Mailman continueront-elles à fonctionner ?

Oui, les listes de diffusion continueront à fonctionner pendant la période de transition, ce qui vous permettra de rester en contact les uns avec les autres si nécessaire. Toutefois, veuillez noter que les listes ne seront pas synchronisées avec notre système de gestion pendant la période d’interruption, de sorte que les communications envoyées pendant ce temps risquent de ne pas contenir les données les plus récentes concernant les membres. Après la transition, ces listes seront hébergées sur Fonteva, et non sur Mailman.

Le contenu historique sera-t-il transféré ?

Nous avons l’intention de migrer toutes les données importantes relatives à l’historique d’un membre ou d’un chapitre afin de conserver un profil complet, tout en garantissant la conformité avec les exigences légales et de confidentialité des données.

Avez-vous besoin d’aide ou une autre question à laquelle nous n’avons pas encore répondu ?

Vous pouvez contacter [email protected].

Mis à jour le lundi 16 octobre 2023

Nous sommes impatients de vous offrir une nouvelle série d’outils qui vous permettront de vous épanouir en tant que défenseurs d’Internet. Nous savons que cette transition entraînera de nombreux changements positifs pour chacun d’entre nous. Nous vous remercions de votre patience pendant que nous procédons à ce changement. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter [email protected].